Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein weit verbreitetes Tool, über das man im Internet viel lesen kann. Warum also noch ein Artikel dazu? Weil es so simpel und so wirksam ist!

Mit der Eisenhower-Matrix hast Du eine sehr effektive Methode an der Hand, die es Dir erlaubt, Dich auf das zu fokussieren, was Dir wirklich wichtig ist.

Das Ziel der Eisenhower-Matrix

Es geht dabei darum, Deine Aufgaben zu priorisieren und dann abhängig von der Priorisierung Deinen Umgang mit den Aufgaben festzulegen.

Dazu sortierst Du Deine Aufgaben in 4 Kategorien ein, abhängig von ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.

So vermeidest Du, zu viel Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die Du nicht als wichtig einstufst.

So wird die Eisenhower-Matrix angewendet   

Zunächst musst Du Dir natürlich einen Überblick über Deine Aufgaben verschaffen, falls Du diesen noch nicht hast. Dazu kannst Du einfach eine klassische To Do Liste schreiben, bei der Du alle zu erledigenden Aufgaben untereinanderschreibst.

Dabei spielt es keine Rolle, wie groß oder klein diese Aufgaben sind. Wenn sie einen Teil Deiner Zeit in Anspruch nehmen und in absehbarer Zeit erledigt werden müssen, dann gehören sie auf die Liste.

Als nächstes ordnest Du all die gesammelten Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ist, wobei Du die Aufgaben danach kategorisierst, ob sie dringend/nicht dringend sowie wichtig/nicht wichtig sind.

Dafür kannst Du die Vorlage nutzen, die Du Dir hier kostenlos herunterladen kannst.

Die Eisenhower-Matrix

Im letzten Schritt gehst Du dann auch schon an die Bearbeitung Deiner To Dos, wobei Du die Strategie anwendest, die laut der Matrix für die jeweilige Kategorie gilt:

Kategorie 1: Wichtig und dringend

Diese Aufgaben erledigst Du selbst und Du machst Dich sofort an ihre Bearbeitung.

Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend

Für diese Aufgaben legst Du eine Zeit fest, zu der Du diese Aufgaben bearbeitest. Dabei kannst Du einmalig eine Zeit festlegen (z.B. Morgen von 9 bis 10 Uhr arbeite ich nur an diesen Aufgaben), oder Du legst ein regelmäßiges Zeitfenster dafür fest. Es gibt beispielsweis einige Menschen, die sich für solche Aufgaben jeden Morgen die erste Stunde ihrer Arbeitszeit für solche Aufgaben blocken, da sie wissen, dass sie sonst den ganzen Tag nur mit der Bearbeitung der Aufgaben aus Kategorie 1 beschäftigt sind.

Kategorie 3: Dringend, aber nicht wichtig

Die Strategie für diese Art von Aufgaben ist für viele sehr schwer umzusetzen, denn für diese Aufgaben bitten wir andere um ihre Mithilfe. Im beruflichen Kontext bedeutet das, die Aufgabe abzugeben oder einen Kollegen um Unterstützung zu bitten. Auf Dein Privatleben bezogen kannst Du Freunde und Verwandte fragen, ob sie eine Aufgabe übernehmen können, wie zum Beispiel das Einkaufen. Oder Du prüfst, ob eine Aufgabe nicht auch von einer dritten Partei erledigt werden kann. Das ist klassischerweise der Punkt, wo Reinigungskräfte, Textil-Reinigungen und Lieferdienste ins Spiel kommen.

Kategorie 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Tja, wenn etwas nicht dringend und nicht wichtig ist, warum solltest Du Dich dann überhaupt damit beschäftigen? Üblicherweise wird hier empfohlen, diese Aufgaben einfach nicht zu bearbeiten.

Ich persönlich halte das, grade im privaten Kontext, für unrealistisch, und möchte Dir folgende Strategie vorschlagen: Überlege Dir, wie Du möglichst viele dieser Aufgaben so weit wie möglich automatisieren und nebenbei erledigen kannst, so dass Du sie nicht mehr als eigene Aufgaben wahrnimmst. Ein gutes Beispiel ist Aufräumen. Wenn Du Deine Sachen immer sofort wieder wegräumst, nachdem Du sie benutzt hast und alles wieder an seinen festen Platz legst, dann verringert sich die Zeit, die Du regelmäßig mit Aufräumen verbringen musst erheblich.

Diese Strategie lässt sich auf vieles anwenden, wie auch Besorgungen (versuche möglichst viel zu kombinieren, damit Du nicht mehrmals losmusst) und die Wohnung putzen.

Überlege Dir hier eine Strategie, die für Dich und Deine Aufgaben passt. Dafür kannst Du die Vorlage nutzen, die Du Dir hier kostenlos herunterladen kannst.

So bindest Du die Eisenhower-Matrix in Deinen Alltag ein

Meine Empfehlung ist es, die Matrix für Deine privaten Aufgaben einmal pro Woche einzusetzen. Nimm Dir dafür etwas Zeit, vielleicht am Sonntagnachmittag, und plane mit der Matrix die kommende Woche.

Im beruflichen Kontext kann es Sinn machen, die Matrix jeden Tag anzuwenden, vor allem, wenn sich die Dringlichkeiten von Aufgaben in Deinem Job schnell ändern können.

So kann die Eisenhower-Matrix langfristig Dein Leben verbessern und Stress reduzieren

Das langfristige Ziel deiner Bemühungen sollte es sein, möglichst keine Aufgaben mehr in Kategorie 1 und 4 zu haben. Das lässt sich natürlich nicht zu jeder Zeit umsetzen, aber umso besser Dir dies zu ruhigeren Zeiten gelingt, desto weniger wirft es Dich aus der Bahn, wenn in hektischen Zeiten doch mal die eine oder andere dringende und wichtige Aufgabe auftaucht.

Und alles in Kategorie 4 nimmt Deine Aufmerksamkeit nur unnötig in Anspruch und hält Dich davon ab, Dich auf das zu fokussieren, was Dir wirklich wichtig ist.

Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug, dass Du sowohl kurzfristig zur Organisation Deiner Aufgaben nutzen kannst, als auch um langfristig mehr Zeit für die Aufgaben zu haben, die Dir wirklich wichtig sind.

Sie ist einfach anzuwenden und kann Dir in vielen Situationen mit nur wenig Aufwand helfen, Dich zu orientieren und nicht den Überblick zu verlieren.

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1 Kommentar zu „Die Eisenhower-Matrix“

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